3 étapes pour bien Gérer son Temps quand on entreprend
Je te vois derrière ton écran, tu es en train de lire cet article de blog alors que tu avais prévu d’avancer sur autre chose, je me trompe ? Voilà de quoi nous allons parler maintenant : comment gérer ton temps pour avancer sur tes priorités et rester efficace. Ça te fait envie ? Voici un article complet sur la manière de mieux gérer ton temps pour retrouver productivité et motivation quand on entreprend.
Pourquoi apprendre à gérer son temps ?
Imagine : tu es en train de travailler sur ton prochain article de blog, quand tout à coup, bip bip bip ! Une notification apparaît sur ton téléphone.
“Tiens, un nouveau commentaire sous ma publication Instagram. Je vais répondre tout de suite”.
Et puis, de fil en aiguille, tu réponds à un mail, tu finis par regarder des vidéos sur YouTube et 1 h 30 vient de passer sans que tu t’en aperçoives ?
Je vois à ton sourire en coin que cette situation te parle 😜. De nos jours, la productivité, le stress et la gestion des urgences est devenu une norme. La majorité des entrepreneurs avouent travailler avec leur boîte mail ouverte et consulter leur téléphone à la moindre alerte.
Le problème, c’est que le désordre s’installe vite et que la productivité et l’efficacité ne sont finalement plus au rendez-vous.
Imagine que tu réussisses à rayer toutes les tâches de ta liste, que tes projets avancent comme prévu. Imagine que tu te chemines vers tes objectifs avec fierté et qu’en plus, tu trouves du temps pour toi.
Voilà pourquoi c’est important d’avoir une vision claire de ce que tu veux faire dans ton quotidien d’entrepreneuse. Quand tu sais pourquoi tu fais les choses, même si parfois, elles ne sont pas très agréables, c’est beaucoup plus motivant.
Trouver la bonne stratégie de gestion de ton temps, c’est te donner les clés pour mieux t’organiser et hiérarchiser tes tâches. Ainsi, tu vas :
✅ Gagner du temps dans tes journées.
✅ Avoir du temps pour ta famille et tes loisirs.
✅ Trouver ton équilibre de vie entre tes différentes casquettes.
✅ Avoir des temps dédiés à travailler sur ton entreprise pour la faire grandir.
✅ Être fière de tes avancées et voir que ton travail est payant sur le long terme.
✅ Arrêter de courir en permanence, être sereine et avancer à ton rythme.
Si tes tâches sont bien définies et planifiées, tu sais qu’il y a un temps pour chaque chose dans ton agenda. Tu sais également qu’il y a du temps pour les urgences et les imprévus. Enfin, tu sais immédiatement si tu peux dire oui à une nouvelle mission passionnante !
Tes priorités sont alors bien établies, et tu en fait partie ! Au même titre que ton entreprise, ta famille, tes enfants, tes amis…
En suivant tes bonnes résolutions maintenant, tu vas prendre de nouvelles habitudes pour éradiquer ton stress, effacer le mot “procrastination” de ton vocabulaire (ou presque, personne n’est parfait) améliorer ta productivité et finalement, ton estime de toi.
Étape 1 : Commencer par analyser où on passe son temps
Pour tout reprendre depuis le début et mettre en place une vraie stratégie de gestion de ton temps, je te propose de commencer par analyser ce que tu fais de ton temps.
Pour ma part, j’utilise l’outil Toggl depuis peu. Oui, je précise depuis peu ! Si tu démarres dans ton activité professionnelle, tu penses peut-être que c’est inutile. J’ai également pensé ça moi aussi au début. Mais aujourd’hui, j’ai compris l’utilité de tracker mon temps. J’y vois un double intérêt :
✅ Je peux analyser le temps passé sur chaque tâche pour mieux planifier et programmer mon activité, proposer des tarifs justes, cerner mes process et les mettre à jour…
✅ Autre grosse évolution pour moi, une fois le timer lancé, je reste focalisée sur ma tâche. Plus d’éparpillement, ou presque !
Après plusieurs mois d’utilisation, je suis capable de cerner combien de temps je passe sur des projets, des missions, des accompagnements, sur la gestion de mon entreprise… Je peux analyser les tâches, le temps qu’elles prennent et ainsi programmer mon agenda de manière plus juste.
Dernier avantage et non des moindres, quand on sait où passe notre temps, on peut cerner notre manière de travailler pour définir notre :
✅ Zone de génie : ce pour quoi nous sommes douées et qui nous donne de l’énergie.
✅ Zone de compétence : ce que l’on sait faire mais qui nous prend de l’énergie.
✅ Zone de progression : ce que l’on peut apprendre à faire pour évoluer dans notre pratique et notre organisation.
✅ Zone d’incompétence : ce que l’on ne sait pas faire et qui nous prend de l’énergie.
Une fois que tout est clair, cela permet de faire des choix stratégiques : ce que je continue à faire, ce que je délègue, ce que j’arrête de faire. Tu l’auras compris, on commence par travailler sur la zone d’incompétence pour remonter vers celle de compétence. La zone de génie est censée nous rester propre 👍🏼.
Étape 2 : Imaginer sa semaine idéale
Maintenant que tu sais où passe ton temps et quelles sont tes priorités dans ton activité, je te propose de réfléchir à ta semaine idéale. L’objectif est de créer un planning qui pourrait être copié collé d’une semaine sur l’autre ou d’un mois sur l’autre.
En revanche, ce n’est pas non plus un cadre définit duquel tu ne dois pas sortir. Ce travail va te servir à te donner une direction sur la manière de gérer ton temps au quotidien. En revanche, il doit aussi te laisser de la liberté de mouvement pour suivre ton énergie.
D’ailleurs, petite astuce de fille : je note chaque mois à l’avance la semaine où mes règles arrivent pour éviter de charger le planning sur ces moments-là.
Voici 6 catégories d’éléments à caler dans ton emploi du temps chaque semaine. Ils ont tous leur importance, alors ne les met pas de côté sous prétexte que ce n’est pas urgent 😜.
📅 CEO time : du temps pour travailler SUR ton entreprise.
Pour moi, ce temps est indispensable pour penser à l’avenir et imaginer grandir notre activité. C’est tellement motivant d’avoir cette position de cheffe d’entreprise. J’y consacre une journée et demie en ce moment.
Dans cette catégorie, tu peux planifier la mise à jour de tes process, de tes offres, de ta clientèle cible. Tu peux aussi caler un temps de formation, de veille, de lecture business pour être toujours à la pointe de l’actualité dans ton domaine. Tu peux aussi prendre une demie journée chaque semaine pour faire un bilan des jours passés, planifier tes tâches à venir, faire le point sur l’avancement de tes projets et l’atteinte de tes objectifs.
📅 Création de valeur pour ton entreprise
Ici, ce sont les tâches qui te permettent de générer de la valeur (contenu, chiffre d’affaires, nouveaux clients…). J’y intègre la prospection, la création de contenu, les actions marketing…
Ces tâches peuvent être programmées de manière régulière pour créer des habitudes. C’est notamment le cas pour la création de contenu. En calant 2 h chaque semaine pour rédiger ta newsletter, par exemple, elle ne passera plus à la trappe. Ce temps lui est dédié, et les autres actions viendront plus tard.
📅 Du temps dédiés aux clients
Dans cette catégorie on retrouve toutes les tâches qui participent à la gestion des projets pour nos clients. Je pense notamment aux rendez-vous de préparation de mission, à la gestion des projets à proprement parler, mais aussi de diverses réunions, aux sollicitations extérieures…
On oublie souvent de réfléchir aux tâches qui entourent une mission client, comme la réponse aux mails, l’onboarding du client, le traitement de la réponse au questionnaire de satisfaction… Évidemment, c’est tout l’intérêt de tracker son temps pour créer des process clairs et précis qui permettent de gagner du temps et de devenir de plus en plus efficace.
📅 Les tâches administratives
Ce sont les tâches rébarbatives 😜. Non, je plaisante, d’ailleurs, j’aime beaucoup gérer ce genre de tâches quand je n’ai pas beaucoup d’énergie. J’ai l’impression d’avancer quand même alors que la jauge de ma batterie est en dessous du niveau de la mer !
Dans cette catégorie, tu peux inclure toutes les tâches dites administratives, la comptabilité et la facturation, la gestion de tes mails et de tes messages sur les réseaux sociaux…
📅 Les urgences, les retards et les imprévus
Voici un temps que tu dois absolument planifier dans ton agenda ! Chez moi, je les appelle des temps de “rien”. Si je dois gérer une urgence ou que j’ai du retard dans la réalisation d’une des tâches de la semaine, c’est à ce moment-là que je corrige le tir.
Dans le cas où mon plan s’est déroulé sans accro (si tu as la réf, mets-la-moi en commentaire !), je sais que j’ai un temps où je peux faire ce que mon envie du moment me dicte de faire. Une sieste, lire, ou produire du contenu pourquoi pas.
📅 Du temps pour soi (loisirs, pauses déjeuner, temps en famille…)
Je te l’ai déjà dit plus haut et je le répète : tu dois être une priorité pour toi ! C’est le meilleur moyen d’éviter le surmenage et de recharger tes batteries. Personnellement, ce sont même les premières choses qui sont planifiées dans mon agenda.
On parle de nos loisirs, de nos temps en famille, de nos vacances, par exemple. Mais j’ajoute aussi une pause déjeuner en dehors du bureau, des temps de repos, un rituel de fin de journée…
À toi de voir quels sont tes indispensables pour te sentir bien dans ta semaine et de ne pas les mettre de côté.
Étape 3 : Mettre en place de nouvelles habitudes
Te voilà avec une liste de tâches complètes, rangées dans des catégories, planifiées de manière idéale. Mais pour le moment, c’est un rêve à réaliser ! Il te fait maintenant mettre tout cela en pratique pour te créer de nouvelles habitudes, perdre les anciennes et proscrire la procrastination 😜
Comme pour toutes les nouvelles choses que tu intègres à ton quotidien, le plus difficile c’est souvent le premier pas. Quand tu te lances, que tu pratiques, que tu intègres, tout devient ensuite plus fluide.
Pour garder la motivation, je te conseille de garder en tête ton pourquoi. Si tu n’en as jamais entendu parler, il s’agit de ta motivation à te lancer dans l’aventure de l’entrepreneuriat, cette grande vision qui te porte chaque jour.
Ensuite, il y a des petites actions que tu peux intégrer à tes routines pour que ton cerveau comprenne ce qu’il s’apprête à faire. Bien souvent, c’est utile avant une session de travail et en fin de journée.
Tu peux par exemple :
💡 Commencer ta journée avec une boisson et une musique motivante. Voire par une séance d’étirements, de yoga, d’ancrage, de méditation, de lecture…
💡 Lire tes mails, faire le point sur les tâches de ta journée et définir tes 3 priorités de la journée.
💡 Mettre un minuteur pour 1 heure durant laquelle tu vas pouvoir aller faire de la veille sur le web, les réseaux sociaux, tes ressources à disposition. Au bout d’une heure, pas de discussion, tu changes d’activité.
💡 Allumer une bougie, faire de l’écriture intuitive, un tirage d’oracle.
💡 Écouter un épisode de podcast et prendre des notes pour en faire un contenu, mettre à jour une offre ou un process…
💡 Terminer ta journée par traiter les mails en attente et vider ta boîte mail complètement.
💡 Faire une did list en reprenant le rapport toggl de ta journée et réaliser tout ce que tu as accompli aujourd’hui.
💡 Faire un bilan écrit ou sur Notion de ta journée pour ne rien oublier, remplir ta jauge d’humeur de la journée et noter les évènements importants.
💡 Faire une session de journaling pour déposer tes émotions.
💡 Faire une méditation express de déconnexion.
💡 Aller marcher !
Alors, est-ce que ce plan te motive à passer à l’action ? Je te félicite si c’est le cas, mais je préviens tout de suite, Rome ne s’est pas faite en un jour… Tout cela prend du temps, de l’analyse, de la persévérance. Rien n’est magique, il ne tient qu’à toi de faire vivre cet idéal.
Je t’assure, pour l’avoir vécu après quelques années d’entrepreneuriat, que tu peux y arriver. Bien gérer son temps quand on entreprend c’est un apprentissage quotidien et ça évolue en permanence avec tes besoins. Mais, c’est beaucoup plus motivant de t’atteler à ta tâche quand :
✅ Tu sais pourquoi tu te mets à ton bureau chaque matin.
✅ Tu sais par quoi tu dois commencer et terminer tes journées.
✅ Tu as de l’ambition et que la réussite est devant toi.
✅ Tu vois comment mettre un coup de pied aux fesses de ton stress.
Si tu en as l’envie mais que tu ne sais pas comment changer les choses, je peux t’accompagner pour le faire ! Il te suffit de réserver un appel de 20 minutes pour que je te donne les premières pistes ou de me contacter sur Instagram 🖐🏼